5 tips over een goed en realistisch evenementen budget samenstellen

5 Tips over hoe je een goed en realistisch evenementen budget kan samenstellen

Eén van de eerste stappen die je moet ondernemen bij het organiseren van een evenement is het samenstellen van een budgetoverzicht. Wat voor kosten ga je bijvoorbeeld maken? En hoeveel wil je hier maximaal aan besteden? In deze blog beschrijven wij 5 manieren hoe je een goed en realistisch evenementen budget kunt creëren.

1. Leg je doelen vast

Leg je doelen vast voor je evenement. Wat wil je sowieso bereiken? En wat is optioneel? Dit zijn zowel mijlpalen als sociale doelen, maar ook financiële doelen. Creëer doelen die je denkt dat je echt kunt bereiken en maak ze vooral niet te hoog gegrepen. Je wilt ze natuurlijk wel behalen!

2. Maak een basis begroting

Je kan je begroting heel simpel opstarten door een lege Excel sheet te gebruiken en daar 3 kolommen in te maken: ‘inkomsten’, ‘uitgaves’ & ‘totaal’. Bij inkomsten schrijf je alle inkomstenbronnen en verwachte (reële) inkomsten, bij uitgaves noteer je alle uitgavenposten en bedragen en bij totaal noteer je de totale inkomsten, totale uitgaves en totaal van inkomsten – uitgaves. Zo heb je in een handomdraai een simpele evenementen budget.

3. Noteer de vaste kosten

Er zijn een paar vaste uitgavenposten die bij bijna alle evenementen wel terugkomen of waar in ieder geval rekening mee gehouden kan worden. Voorbeelden van dit soort kosten zijn: verzekeringen, vergoedingen voor sprekers of artiesten, vergunningen, EHBO, techniek, communicatie, afval, etc.

4. Begroot de onvoorziene kosten

Ook al denk je dat je aan alles hebt gedacht, kan het altijd zo zijn dat je toch iets vergeten bent. Geloof mij, iedereen heeft dit. Daarom is het handig om de onvoorziene kosten alvast in te begroten. Zet bij je uitgaven ‘onvoorzien’ en bereken ongeveer 10% van je totale uitgaven van je evenementen budget.

5. Vergelijk verschillende partijen

Stop niet bij de eerste beste optie, maar kijk ook verder naar soortgelijke opties. Vaak vind je zo nog goedkopere of betere opties. Leg de verschillende opties vast in je begroting. Zo kan je overzichtelijk zien welke optie het beste in je evenementen budget past.

Wil je liever de gehele organisatie van een evenement uithanden geven? Wij kunnen dit volledig voor je verzorgen! Neem contact met ons op via info@eventmybrand.com.

Meer lezen over leuke evenementen ideeën? In onze vorige blog vertellen we je waarom een drive thru een goed idee is voor jouw bedrijf. Bekijk onze vorige blogs hieronder.

Sfeervolle groet,

Mariska Leising
Eigenaar Event My Brand