Hoe organiseer je een congres?
Een congres organiseren is niet alleen tijdrovend, maar vaak ook nog eens een duur evenement. Om deze reden wil je natuurlijk dat de organisatie zo soepel mogelijk verloopt. Wat moet je eigenlijk doen? En wat juist absoluut niet? Waar moet je op letten? En wat heeft nou echt prioriteit? Het kan allemaal overweldigend lijken, maar dit hoeft geen reden voor stress te zijn; in deze blog geven wij jou 6 do’s om het organiseren van een congres zo soepel mogelijk te laten verlopen.
Start op tijd met de voorbereiding
Het klinkt misschien als veel te vroeg, maar wij raden je aan om 8 maanden van tevoren te beginnen aan het congres organiseren. Zo heb je ruim voldoende tijd om sprekers uit te nodigen, genoeg bezoekers te hebben en de locatie te regelen. Je hebt zelfs genoeg tijd voor een plan B, mocht dit nodig zijn.
Maak een goede planning
Bezoekers geven vaak redelijk wat geld uit aan naar een congres gaan en alles hieromheen zoals eten, vervoer en een hotel. Daarom is het belangrijk dat je congres zo soepel mogelijk verloopt. Maak een duidelijke planning met een gedetailleerd draaiboek en deel deze met iedereen die betrokken is bij het congres.
Kies één doelgroep
Wanneer je verschillende doelgroepen hebt gekozen tijdens het congres organiseren heb je te veel om rekening mee te houden. Zo wordt het congres niet specifiek genoeg en kan je vaak niet een concreet doel maken. Door één doelgroep te kiezen kan je alle wensen van deze doelgroep vervullen.
Stuur op tijd de Save The Date
Je wil niet dat al je bezoekers al een ander plan hebben op die dag. Wij raden je aan om zo’n 12 tot 6 maanden van tevoren de Save The Date te sturen. Je hoeft nog niet alle informatie te geven hierin, maar waar het over zal gaan, wanneer het is en waar het zal plaatsvinden is genoeg.
Houd rekening met spits tijden
Als je congres van 9 tot 5 zal zijn kan je ervan uitgaan dat je bezoekers te laat komen door de ochtendspits en laat thuis zijn door de middagspits. Dit wil je natuurlijk niet. Zorg daarom ervoor dat je buiten de spitsuren begint en eindigt.
Test de techniek
Test alle techniek tijdens het congres organiseren. Je wil namelijk niet dat tijdens de lezing van je spreker opeens de microfoon uitvalt of dat niemand je spreker kan zien omdat het ligt te donker is. Zorg ook voor back-up techniek voor het geval dat er wel iets fout gaat, zo ben je altijd voorbereid.
Wil jij ook een congres hosten maar heb je hulp nodig bij het organiseren? Wij helpen je graag!
Wil je meer tips over evenementen organiseren? Lees onze vorige blog hier
