Het organiseren van een event met impact kan erg complex zijn. Er komt namelijk veel kijken bij de organisatie van een succesvol evenement, van het uitvoeren van een draaiboek tot de styling of de veiligheid en crowd management. Maar hoe kun je nu eigenlijk leren van jouw events? En hoe haal je het meeste uit je zakelijke evenementen? In deze blog nemen we je mee in wat er achteraf gebeurt, zodat jij precies weet hoe je de evaluatie en feedback van jouw event kunt aanpakken!

Waarom is de evaluatie van een event zo belangrijk?

Het organiseren van een succesvol event begint bij het opzetten van doelen en het bedenken van een creatief concept. Maar het gaat veel verder dan dat! Zo is het erg belangrijk om achteraf te reflecteren en te evalueren, zodat je precies weet wat er goed ging en wat niet.  Je leert namelijk van de ervaringen van je bezoekers en ontdekt waar kansen liggen voor verbetering. 

Door systematisch feedback te verzamelen, krijg jij inzicht in wat je bezoekers waarderen. Maar kun je ook ontdekken of bepaalde onderdelen van je event aansloegen of juist niet helemaal de gewenste impact hadden. Hierdoor weet je precies hoe je je doelgroep moet bereiken en waar hun behoeften liggen!

Hoe verzamel je gerichte feedback?

Er zijn eindeloos veel manieren om feedback te verzamelen, van lange enquêtes tot live feedback. Het draait echter allemaal om de juiste balans. Een enquête kan je inzicht geven in wat mensen vonden van de locatie of het programma. Maar vaak heb je er meer aan als bezoekers hun echte mening en tips delen in plaats van sociaal wenselijke antwoorden geven. Feedback verzamelen hoeft niet altijd complex te zijn. Het kan ook op een creatieve manier, denk bijvoorbeeld aan:

✅ Live polls tijdens het event zelf, waar bezoekers hun mening kunnen geven en stellingen kunnen bekijken.

✅ Een feedbackmuur op locatie met post-its en kaartjes. Zo kan iedereen zijn of haar tips en tops delen op een creatieve manier!

✅ Bij grotere events kun je ook denken aan gesprekken met een aantal key participants, stakeholders of teamleden voor diepere inzichten.

✅ Een korte, digitale vragenlijst via e-mail, een app of QR-code.

Zorg voor een combinatie en verzamel de feedback op verschillende momenten, zodat je het meeste uit je evaluatie kunt halen. En denk eventueel aan een kleine incentive, zoals een leuke prijs om ervoor te zorgen dat je zoveel mogelijk respons verzamelt.

Analyseer, reflecteer en pas aan

Het verzamelen van feedback is pas een van de eerste stappen, daarna begint het echte werk. Organiseer samen met je team een korte evaluatiesessie, waarin je alle inzichten bespreekt en op tafel legt. Kijk samen naar opvallende patronen of onverwachte reacties. Waarom werkte een sessie of workshop wel of niet? En wat was het moment dat de bezoekers het meest is bijgebleven?

Zorg ervoor dat je deze evaluatie altijd meeneemt in je proces. Plan bijvoorbeeld vooraf één vast feedbackmoment in je draaiboek of organiseer een follow-upcall met betrokkenen, zoals een externe cateraar of spreker. Hierna kun je de juiste conclusies trekken en beslissingen nemen over wat je in het vervolg anders gaat doen. 

Tip: Stel na afloop van je evaluatiemoment een actieplan op, waarin je de belangrijkste verbeterpunten opneemt en concrete stappen voor verbetering benoemt. Zo weten alle betrokkenen ook direct dat je serieus aan de slag gaat met hun input. 

Hoe gebruik je de evaluatie en feedback om je event te verbeteren?

Als je de feedback hebt verzameld en geanalyseerd kun je daadwerkelijk aan de slag gaan met de verbeterpunten. Zo is de evaluatie niet alleen een mooie manier om terug te blikken op je event, maar ook essentieel voor het verbeteren van toekomstige evenementen. Blijkt uit de feedback bijvoorbeeld dat sessies of workshops van jouw netwerkevent niet goed aansloten bij de interesses van je medewerkers of partners? Dan kun je dit in het vervolg beter afstemmen. Betrek eventueel je team bij de planning van het event, zodat je precies weet wat ze interessant vinden. Door actief aan de slag te gaan met de feedback wordt elk event een unieke ervaring, die steeds beter aansluit op je bezoekers!

Het is dus belangrijk om continu te evalueren en feedback te verzamelen, zodat jouw events steeds meer impact hebben! Blijf dus luisteren en leren, zodat jij je bezoekers elke keer weer kunt verrassen.

Wil jij een event met impact organiseren, maar weet je niet goed waar je moet beginnen? Neem dan snel contact met ons op. Wij kijken graag met je mee, van de eerste ideeën tot de laatste evaluatie en analyse.