5 tips voor het organiseren van een online evenement
Wil je momenteel in the picture blijven bij je klanten of de verbinding behouden met het personeel? Dan zal je toch een sprong in het diepe moeten wagen om online met elkaar in contact te komen / blijven. Bij het organiseren van een online evenement komen er veel voorbereiding kijken, maar hoe organiseer je nou precies zo’n evenement? En dan hebben we het natuurlijk niet over de zoveelste meeting via Teams of Zoom! Meer weten? Lees dan onze tips!
1. Het bepalen van je doel(groep)
Als eerste is het belangrijk dat je het doel bepaald van je online evenement, probeer dit zo duidelijk mogelijk te formuleren. Breng ook in kaart wie je deelnemers zijn. Denk na over wie je wil gaan bereiken en waar ze op zitten te wachten. Je doelgroep kan bestaan uit potentiële of bestaande klanten, maar het kunnen ook je eigen medewerkers zijn.
2. Bepalen van de uitvoering
Bedenk via je doelgroep wat voor soort online evenement je wil gaan organiseren en op welk platform. Kies je voor een platform waar de deelnemers het evenement kunnen streamen of kies je voor een platform waar de deelnemers interactief mee kunnen doen doen? Bepaal hoe je op beeld wilt komen, kies je voor een kantoorruimte of ga je een studio gebruiken.
3. De datum en duur vastleggen
Nu je het doel en de uitvoering hebt bepaald is het tijd om de datum van het evenementen vast te leggen. De duur van het evenement zal wel korter zijn dan een live evenement aangezien je op één locatie bent. Hierdoor heb je geen inlooptijd en doorlooptijd. Bepaal ook het thema voor je evenement en zorg voor een sterke inhoud.
4. Draaiboek
Schrijf alles netjes stap voor stap uit zodat je niet voor verrassingen komt te staan. Probeer alles van tevoren uit en bedenk een back-up plan. Zorg er ook voor dat de deelnemers goed voorbereid zijn. Stuur ze van tevoren een link waarmee ze in het evenement kunnen.
5. Aftersales
Hopelijk heeft iedereen een fantastisch evenement achter de rug, dit is belangrijk om even te toetsen. Stuur bijvoorbeeld een bedanktmail naar alle deelnemers en voeg hier een evaluatiemail aan toe om zo te toetsen wat zij van het evenement vonden. Ook de afwezige deelnemers kan je een ‘we hebben je gemist’ mail sturen met eventueel een link naar de opname van het event. Een andere optie is het verzenden van cadeaupakketten naar de deelnemers om hen zo te bedanken voor hun deelname.
Nieuwsgierig geworden hoe wij een online event succesvol organiseren? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. We denken graag met je mee.
