Bij het event management van een zakelijk evenement komen veel verschillende aspecten kijken. Het is belangrijk om zorgvuldig te werk te gaan, een goed budget vast te stellen, aandacht te hebben voor details, doelstellingen te achterhalen en een vleugje creativiteit te hebben. Dit kan dan ook aardig veel tijd kosten. Wil je meer weten over de wereld van event management en de ideale tijd om te beginnen met de planning van jouw zakelijke evenement? Wij nemen je in deze blog mee in de geheimen van succesvol event management!

De ideale tijd om te beginnen 

De organisatie van een succesvol en uniek evenement vraagt om tijd en aandacht. Het ideale moment om te starten met de planning van een evenement kunnen wij je echter niet geven. Zo hangt dit volledig af van het evenement zelf, de omvang, de locatie en al je wensen. Wil je een groot bedrijfsfeest organiseren op een unieke externe locatie? Dan zal je eerder beginnen met het event management dan als je een intern bedrijfsuitje wilt organiseren. Bij het event management van een zakelijk evenement ben je bezig met verschillende aspecten en fasen, van conceptontwikkeling tot marketing en het inschakelen van leveranciers. Houd er rekening mee dat het een proces is en dit dus aardig veel tijd kost.

Tip: Begin in ieder geval ruim van tevoren met de scouting van evenementenlocaties, zo weet je zeker dat er nog een mooie locatie beschikbaar is. En vergeet niet om de uitnodigingen op tijd te versturen, zodat al je gasten de unieke ervaring van het evenement kunnen beleven!

Wat komt er allemaal bij event management kijken?

De organisatie van een bedrijfsfeest, netwerkevenement of ander zakelijk evenement is een zeer complex proces, waarbij meerdere aspecten komen kijken. Denk bijvoorbeeld aan:

✅ De conceptontwikkeling

Hier bepaal je het doel, de boodschap en het creatieve concept. Ook begin je bij deze fase met het kiezen van een geschikt thema. 

✅ Locatiemanagement

Bij een evenement komt natuurlijk een locatie kijken. Als event manager zoek je de perfecte locatie en vraag je vervolgens offertes aan. Zo weet je precies wat de locatie zal kosten en waar je rekening mee moet houden.

✅ De coördinatie met leveranciers

Een cruciaal onderdeel van event management is de samenwerking met leveranciers. Je begint met het maken van een selectie, wat inhoudt dat je leveranciers identificeert die passen bij de behoeften van het evenement. Denk hier aan leveranciers voor de catering, de bloemen of technische dienstverleners. Kies ze zorgvuldig uit, zo weet je zeker dat de samenwerking goed zal verlopen.

En ook taken als marketing, styling en het opstellen van een gedetailleerde planning mag je niet vergeten. Pas dan zal je de gasten naar jouw event trekken en een onvergetelijke avond bieden.

Hoe zit het met het budget?

Bij de planning van een evenement is het cruciaal om een evenementen budget op te stellen, dat alle verwachte kosten dekt. Identificeer alle mogelijke kosten van locatie tot catering tot entertainment. En brainstorm vooral met collega’s, sponsors en stakeholders die betrokken zijn bij het evenement over een realistisch budget. Wat willen jullie aan dit zakelijke evenement uitgeven? Op deze manier weet je precies wat jullie kunnen uitgeven en hoe groot jullie het evenement kunnen aanpakken. 

Tip: Houd je budget en uitgaven nauwkeurig bij, zodat je niet voor verrassingen komt te staan!

Waarom zou je het event management uit handen geven?

Event management kost erg veel tijd en vraagt om je volledige aandacht. Het kan daarom erg voordelig zijn om de organisatie van het evenement uit handen te geven. Een evenementenbureau weet precies wat er moet gebeuren en neemt een groot netwerk aan leveranciers met zich mee. Waardoor het regelen van de perfecte locatie toch wat makkelijker en sneller gaat en er ook minder onverwachte situaties zullen voorkomen. Evenementenbureaus zijn daarnaast in staat om creatief en oplossingsgericht te werk te gaan, waardoor jij rustig verder kunt met je eigen werkzaamheden en er een hele last van je schouders valt. Daarbij kun je zo net zoals je gasten de magie van het evenement voor het eerst ervaren!

Event management is dus een vak op zich. Maar met creativiteit, een goed budget en voldoende tijd kom je al erg ver. Begin dus beter te vroeg dan te laat! Kun jij toch wel wat hulp gebruiken bij de organisatie van jouw volgende zakelijke evenement? Neem dan snel contact met ons op!