5 tips voor het kiezen van de geschikte evenementenlocatie
Bij het organiseren van een evenement mag een geschikte locatie zeker niet ontbreken, want zonder locatie is er namelijk geen evenement. Om zeker te weten of de locatie echt geschikt is voor jouw evenement, hebben we een handige lijst gemaakt met 5 belangrijke elementen waar je op moet letten bij het vinden van een geschikte evenementenlocatie:
1. Een goede bereikbaarheid
Indien de bezoekers uit verschillende delen van het land komen is het handig dat je een locatie kiest die voor iedereen makkelijk te bereiken is. Hierbij kan je rekening houden met gasten die met de auto, de fiets en het openbaar vervoer komen. Is een locatie niet makkelijk bereikbaar? Dan kan je ervoor kiezen om vervangend vervoer te regelen. De bereikbaarheid is namelijk een belangrijk onderdeel voor het vinden van een geschikte evenementenlocatie.
2. De uitstraling
Bij het kiezen van een geschikte evenementenlocatie is het ook belangrijk om na te denken over welke uitstraling bij het evenement past. Bedenk welke uitstraling het beste past bij het evenement dat jullie organiseren. Ga je voor een chique uitstraling, een informele of juist voor een industriële uitstraling?
3. Plan een bezichtiging in
Wanneer je het concept voor je evenement voor ogen hebt en je de geschikte evenementenlocatie hebt gevonden, is het tijd om een afspraak in te plannen. Je kan de locatie kiezen door middel van een foto, maar zeg nou zelf, de echte sfeer van een locatie kun je niet ervaren via een foto of video, maar ervaar je door zelf de locatie te bezichtigen. Door een locatie van tevoren te bezoeken weet je wat je te wachten staat en kun je gelijk kijken of er nog bijzonderheden zijn die je vooraf aan je gasten door kan geven.
4. Horeca
Ben je van plan om je gasten te verrassen met een lekkere lunch of diner? Kijk dan naar de mogelijkheden op het gebied van catering. Mag je bijvoorbeeld zelf de catering gaan verzorgen of ben je gebonden aan vaste leveranciers waar de locatie mee samenwerkt?
5. Audiovisueel
Als je evenement vol zit met bijvoorbeeld presentaties, is het belangrijk dat er voldoende en werkende apparatuur aanwezig is op de locatie. Vraag daarom van tevoren hoeveel en wat voor apparatuur er beschikbaar is en wat je eventueel zelf kunt regelen. Test de apparatuur van tevoren om vervolgens het evenement zo soepel mogelijk te laten verlopen op de dag zelf.
Ben je binnenkort van plan een (duurzaam) evenement te gaan organiseren maar heb je geen tijd om zelf een heel onderzoek uit te voeren? Met onze kennis en ervaring hebben wij inmiddels een groot netwerk om ons heen gebouwd. Hierdoor kunnen wij binnen no time helpen met het vinden van de geschikte evenementenlocatie. Meer weten? Neem dan snel contact met ons op!
Nog meer kennis opdoen? Lees dan bijvoorbeeld onze vorige blog over het organiseren van een hybride evenement.
